Blog

Een goed ingericht managementsysteem geeft houvast. Het beschrijft processen, legt verantwoordelijkheden vast en maakt zichtbaar waar het misgaat. Maar het systeem doet het werk niet zelf. Dat doet de organisatie.

En juist daar zit een spanning die in de praktijk regelmatig wordt onderschat. Er wordt geïnvesteerd in structuur, in software, in certificering. Minder vaak in de kennis en het vakmanschap van de mensen die dat alles moeten dragen.

Veel organisaties steken veel energie in kwaliteit. Ze beschrijven processen, stellen procedures op en voeren audits uit. Toch blijft de praktijk weerbarstig. Medewerkers werken om procedures heen, verbeterpunten blijven liggen en kwaliteit voelt meer als controle dan als een logisch onderdeel van het werk. Herkenbaar? Dan is het misschien niet het enthousiasme dat ontbreekt, maar de eenvoud.

In veel organisaties wordt hard gewerkt aan verbetering. Problemen worden opgepakt, acties uitgezet en processen aangepast. Op papier ziet dat er vaak goed uit. Er is beweging, er gebeurt iets. Toch komt hetzelfde probleem na verloop van tijd weer terug.

Een voor mij, en waarschijnlijk voor anderen net zo, herkenbaar beeld. Je komt bij een organisatie binnen, omdat je die opdracht of baan wilt. Je hebt jezelf goed ingelezen in het bedrijf en de functie. Je koppelt jouw ervaring aan wat er wordt gevraagd, zodat je goed beslagen ten ijs komt.

In veel organisaties ligt kwaliteit nog steeds bij de kwaliteitsmanager. Procedures worden opgesteld, audits uitgevoerd en verbeterpunten bewaakt. Dat geeft houvast, maar het heeft ook een keerzijde. Zolang kwaliteit bij één rol blijft liggen, wordt het geen onderdeel van het dagelijks werk.

De rol van de kwaliteitsmanager is zelden eenvoudig. Verwachtingen komen van verschillende kanten. De organisatie wil vooruit, medewerkers willen ruimte en het systeem vraagt om zorgvuldigheid. In die complexiteit ligt de vraag hoe u professioneel blijft, zonder te verharden of te vervagen.

De vliegtuigramp van Tenerife vond plaats op zondag 27 maart 1977. Op de luchthaven Tenerife Noord, toen nog Los Rodeos, botsten twee Boeing 747-toestellen op elkaar: een van Pan Am en een van de KLM. Daarbij kwamen 583 mensen om het leven. Het is nog altijd de grootste ramp in de geschiedenis van de luchtvaart. Slechts 61 inzittenden, allemaal aan boord van het Pan Am-toestel, overleefden het ongeluk.

Veel kwaliteitsmanagers herkennen het moment waarop kwaliteit langzaam naar de achtergrond schuift. Niet omdat het niet belangrijk wordt gevonden, maar omdat de dagelijkse praktijk aandacht opeist. Overleggen volgen elkaar op, urgente vragen krijgen voorrang en wat zorgvuldig is afgesproken, raakt ongemerkt uit beeld. Dat gebeurt zelden bewust. Juist organisaties met goede intenties lopen hier tegenaan. Kwaliteit is goed doordacht, processen zijn ingericht en afspraken vastgelegd. Toch blijkt het lastig om die scherpte vast te houden als de druk toeneemt.

Veel organisaties beschikken over voldoende inzichten. Metingen, analyses en evaluaties leveren een rijk beeld op van wat beter kan. Toch blijft daadwerkelijke verbetering vaak uit. Niet omdat het inzicht ontbreekt, maar omdat de stap naar handelen complex is.

Bij Boswinkel & Partners zien we dit regelmatig bij kwaliteitsmanagers. Ze weten waar het schuurt, waar processen vastlopen en waar verwachtingen uiteenlopen. De vraag is dan niet langer: wat is hier aan de hand? De vraag wordt: wat doen we wel en wat doen we niet?

Weerstand hoort bij kwaliteitswerk. Niet omdat mensen verandering niet willen, maar omdat kwaliteit raakt aan gewoontes, zekerheden en routines. Veelal is weerstand gefrustreerde betrokkenheid. Toch ervaren veel kwaliteitsprofessionals weerstand als blokkade. Terwijl het juist een bron van informatie is.
Bij Boswinkel & Partners zien we weerstand niet als iets dat u moet oplossen, maar als iets dat u moet begrijpen. De manier waarop medewerkers reageren, iets niet oppakken of een gesprek uit de weg gaan, vertelt veel over wat er in de organisatie speelt. Daar ligt de ingang voor echt kwaliteitswerk.