About us

Waarom verbeteringen tijdelijk blijken

Een verbetering invoeren is een project. Er is aandacht, er is een duidelijk startpunt en er is vaak ook een vorm van druk: een audit die eraan komt, een klacht die aanleiding gaf, een doelstelling die gehaald moet worden.

Die aandacht zorgt ervoor dat de verandering in eerste instantie goed landt. Mensen zijn alert, volgen de nieuwe afspraak en corrigeren elkaar als het misgaat.

Maar projecten hebben een einde. Zodra de aandacht verschuift naar het volgende vraagstuk, verdwijnt ook de druk die de verandering vasthield. En precies op dat moment wordt zichtbaar of de verbetering werkelijk is geborgd, of dat ze alleen drijvend werd gehouden door tijdelijke aandacht.

Oude gewoonten zijn hardnekkiger dan nieuwe afspraken

Een nieuwe werkwijze invoeren is niet hetzelfde als een oude werkwijze laten verdwijnen. Beide gebeuren niet automatisch tegelijk.

Neem een productieproces waarin een extra controlestap is toegevoegd na een reeks klachten. In het begin wordt die stap trouw uitgevoerd. Na een paar maanden, wanneer de klachten zijn weggezakt en de werkdruk weer oploopt, sluipt er ruimte in. De controle wordt af en toe overgeslagen, eerst bij uitzondering, dan steeds vaker. Niemand heeft besloten om te stoppen. Het gebeurde gewoon.

Dat is geen onwil. Het is hoe gewoontes werken. De oude routine ligt er nog steeds, klaar om over te nemen zodra de aandacht voor de nieuwe routine afneemt.

Waarom een aangepaste procedure niet genoeg is

De meest voorkomende reactie op wegzakkende verbeteringen is het aanscherpen van de procedure. Een extra controleregel, een striktere instructie, een aanvullend formulier.

Dat helpt zelden structureel. Het probleem zat namelijk niet in de procedure. De procedure was vaak al juist. Het probleem zat in wat er gebeurde nadat de aandacht verslapte.

Een procedure beschrijft wat er moet gebeuren. Ze zorgt er niet voor dat het ook gebeurt wanneer niemand kijkt. Dat vraagt iets anders: eigenaarschap bij de mensen die de verandering dagelijks uitvoeren, en een vorm van aandacht die niet stopt zodra het project is afgerond.

Hoe duurzame borging er wel uitziet

Organisaties die verbeteringen wel vasthouden, doen dat zelden met meer regels. Ze doen het door verbetering te behandelen als iets wat aandacht blijft vragen, ook nadat het project is afgesloten.

Dat betekent terugkomen op een eerder ingevoerde verandering, ook als er geen aanleiding meer voor lijkt te zijn. Het betekent dat een teamleider blijft vragen waarom een stap belangrijk is, niet alleen wat de stap inhoudt. En het betekent dat verantwoordelijkheid voor de verandering ergens ligt, bij een persoon of een team, in plaats van bij een document.

Verbeteren krijgt vaak de aandacht. Borgen verdient minstens zoveel, juist omdat het minder vanzelfsprekend gaat.

Boswinkel & Partners begeleidt organisaties bij het structureel vasthouden van verbeteringen, onder meer met TQM-trainingen die onderdeel zijn van die bredere begeleiding.